Wat lossen we voor je op?
‘Het moet toch niet zo zijn dat de software gaat bepalen hoe wij ons werk moeten doen!’ Dit hoor ik heel veel en er zit natuurlijk wel wat in. Maar, wat nou als je werk er echt makkelijker van wordt? Als we een beperkte definitie van functioneel beheer gebruiken, kun je het zien als het beheren van functionaliteit. We willen een systeem zo inrichten, dat de functies aansluiten bij wat we doen. De Machine, of de applicatie, passen we aan zodat we de Methode kunnen uitvoeren. Natuurlijk doen we ons best als functioneel beheerder om dat allemaal zo goed mogelijk te doen. Als de twee goed op elkaar aansluiten wordt namelijk niet alleen jouw werk, maar ook dat van een functioneel beheerder makkelijker. Makkelijker werken = minder fouten = minder hoofdpijn voor functioneel beheer. Maar, soms is het echt makkelijker om te kijken of de applicatie niet hetzelfde doel op een andere manier kan bereiken. Of, dat je misschien een andere ‘machine’ moet gebruiken voor je werkproces. Dus als je functioneel beheerder mee wil denken met de manier waarop processen worden ingericht, bedenk dan: hij wil ook dat ik mijn werk makkelijker maak. Voorbeeld? Je wilt een activiteit plannen met je collega's, maar hiervoor moet je weten wie er op welk moment zou kunnen en wat hun dieetwensen zijn (er moet natuurlijk wel een snack bij). Dit kun je doen door je vragen naar iedereen te mailen en vervolgens hun antwoorden te verwerken in een lijstje op papier, in Excel of ergens anders. Of: je maakt een online formulier en verzameld de antwoorden direct op een overzichtelijke manier.
‘Ze moeten dat gewoon doen. Als ze dat niet doen ligt het niet aan het systeem, maar aan de mensen en dan moeten we een ander gesprek hebben.’ Ja, sommige dingen moeten gewoon worden gedaan. Maar dat betekent toch niet dat het ingewikkeld gemaakt moet worden? Vaak hoor je functioneel beheerders klagen over dat hun gebruikers iets verkeerd doen, of niet doen, waardoor de data niet meer klopt en er soms herstelwerkzaamheden nodig zijn. Oplossing? ‘We gaan hier gewoon heel goed over communiceren’ ‘We organiseren workshops, trainingen en inloopspreekuren’ ‘We zetten handleidingen voor alle processen op Intranet’ Al deze dingen hebben hetzelfde nadeel: je kunt wel zenden, maar kun je ook zorgen dat iemand ontvangt? Dat iemand het snapt? Wat je bij bovenstaande ‘oplossingen’ probeert is de Mens naar de Machine te bewegen. Dit kan soms, bijvoorbeeld als we het hebben over kleine groepen gebruikers die veel in het systeem werken. Als we het hebben over grotere groepen gebruikers die incidenteel iets in het systeem moeten doen (bijvoorbeeld docenten die cijfers moeten invoeren) lukt het vaak niet om hier controle op te krijgen. Waar heb je dan meer controle over? De Machine, je applicatie. Soms kun je door de inrichten duidelijker te maken mensen helpen om overzicht te houden en daardoor minder fouten te maken. En: minder fouten is minder hoofdpijn! Uiteindelijk zitten de grootste oplossingen op het gebied van User Experience vaak bij de leverancier. Ga dus in gesprek, want jij bent de schakel tussen de gebruiker en de applicatieontwikkelaar. Zonder jou gaan ze waarschijnlijk niet horen waar jouw collega's tegenaan lopen! Maak het jezelf makkelijk: maak het je gebruikers makkelijk.
Best practises van een ander gaan niet werken voor jouw team. Het zijn namelijk andere mensen.Sterker nog, die Best Practises zullen voor jij er over hoort misschien al lang achterhaald zijn, omdat zowel de mensen als het werk veranderen.Je kunt jouw mensen trainen, maar als je mensen 'onlogische' dingen moet aanleveren kost dat heel veel moeite. Het aanpassen van het proces kan een stuk eenvoudiger zijn.Bijvoorbeeld:Probleem: De frontoffice (2,5 FTE) heeft in het afgelopen jaar 20(!) verschillende medewerkers gehad. Er is veel kennis verloren gegaan en er gaan steeds vaker dingen fout.Oplossing: Een stabiel en meer ervaren team neemt een aantal taken tijdelijk over, zodat er (1) minder fouten optreden en (2) de nieuwe medewerkers tijd en energie hebben om goed te worden ingewerkt.
Als we het in de IT over een systeem hebben, gaat dit vaak over een computersysteem, een informatiesysteem of een ander product. Het systeem is echter veel groter dan dat! Dat wat we in de IT één of meerdere systemen noemen werkt niet zonder input van mensen, en zonder proces dat het moet volgen. Deze drie elementen van een systeem noemen wij de drie M’s: De Machine is het technische gedeelte. De hardware en software die we gebruiken om ons doel te bereiken. De Methode is het proces dat we volgen. Dit zijn de afspraken die we hebben gemaakt, de afdelingen en teams die we hebben ingericht en de werkwijzen die zijn vastgelegd. De grootste M is de Mens. Uiteindelijk doen we het meeste werk voor en met mensen. Die mensen moeten werken in en met het systeem, maar die mensen zijn meer dan alleen een radertje in de machine. Bij het optimaliseren van een systeem is het van belang dat de Mens, Machine en Methode naar elkaar toe bewegen.Wil je weten hoe? Neem contact op!
