‘Waarom moet ik een toetsinschrijving doen?? Jullie weten toch welke toetsen ik moet doen?’

Tja, waarom eigenlijk?

Elk antwoord was zwak, terwijl er iedere toetsweek wel weer huilende studenten bij het tentamen stonden omdat ze niet konden deelnemen.

En het was niet alleen voor studenten een probleem:

• Docenten konden hun cijfers niet kwijt.
• Het hele administratieteam moest bijspringen om na-inschrijvingen en andere lapmiddelen te organiseren.
• Studenten schreven zich voor de zekerheid toch maar in, waardoor de inschrijfaantallen voor veel toetsen geen goede indicatie waren van de opkomst. Resultaat: te veel lokalen, te veel surveillanten, te hoge kosten.

Een paar jaar later spreek ik met de lokaal functioneel beheerders Osiris en geven ze allemaal aan dat ze nog maar weinig stress ervaren. Sterker nog: ze hadden nu tijd om een paar grotere opruim- en inventarisatieprojecten te doen waardoor er straks nog beter gebruik gemaakt kan worden van het informatiesysteem OSIRIS. 

Hoe ze dit hadden gedaan? In plaats van ervan uit te gaan dat toetsinschrijving door de administratie niet mogelijk was gingen ze kijken hoe dit wel kon. Dit kwam er uit:

• Studenten worden ingeschreven voor alle toetsen die zij volgens hun examenprogramma moeten volgen dat jaar. Zowel voor de eerste als tweede kans.
  Dit kost capaciteit van de onderwijsadminstratie, maar door slimme acties en rapportages in OSIRIS valt dit in het niet bij de capaciteit die werd verbrand met het managen van inschrijving door studenten. Bovendien is de capaciteit nu planbaar.
• Wanneer de student een voldoende haalt, wordt deze automatisch uitgeschreven. Dit kan in OSIRIS gemaakelijk worden gerealiseerd met het aanzetten van een configuratieparameter.

Toetsinschrijving is dus niet helemaal weg, maar is nu de uitzondering in plaats van de regel. Toetsinchrijving wordt alleen toegepast wanneer de administratie niet kan weten dat een student en bepaalde toets wil maken, bijvoorbeeld:

• Wanneer de student afwijkt van het reguliere programma.
• Wanneer de student een voldoende wil herkansen.
• In het geval van keuzeonderwijs.